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DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

Misión:

Administrar y proveer bienes y servicios de apoyo para operativizar la adecuada gestión de todas las dependencias del GAD Municipal.

 

Dirección:

Calle Mariscal Sucre y Benigno Malo, Edificio Municipal

 

Teléfono:

4134900 Ext. 1326

 

Información del Director:

 

Atribuciones y responsabilidades:

Subproceso: Mantenimiento de Infraestructura Municipal

  • Receptar y analizar las solicitudes de mantenimiento de edificios y locales municipales de las diferentes dependencias;
  • Realizar inspecciones para determinar necesidades y elaborar el informe correspondiente;
  • Solicitar la adquisición de materiales para el mantenimiento requerido;
  • Ejecutar el mantenimiento solicitado por las diferentes dependencias;
  • Verificar la ejecución del mantenimiento y elaborar informe; y,
  • Elaborar y ejecutar el Plan de Mantenimiento Preventivo de la infraestructura municipal.

Subproceso: Movilización

  • Receptar y analizar solicitudes de necesidades de transporte de las diferentes dependencias del GAD municipal;
  • Elaborar y ejecutar el Plan de Movilización Anual;
  • Realizar análisis de rendimiento de consumo de combustible de los vehículos de propiedad del GAD municipal, en base al kilometraje recorrido;
  • Dotar de órdenes de combustible en función del análisis realizado;
  • Elaborar los términos de referencia para los procesos precontractuales requeridos por el área;
  • Controlar y analizar la información de las hojas de rutas de los choferes contratados y municipales para elaboración de informes requeridos como justificación de los pagos correspondientes;
  • Emitir salvoconductos para los choferes del GAD municipal, en cumplimiento a la normativa vigente;
  • Realizar los trámites necesarios para la matriculación de los vehículos del GAD municipal;
  • Controlar y vigilar los parqueaderos del edificio de la Alcaldía y del Palacio Municipal; y,
  • Elaborar y controlar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del parque automotor liviano del GAD municipal.

Subproceso: Servicios Generales

  • Elaborar y dar seguimiento a la ejecución del Presupuesto, POA y PAC de la Dirección;
  • Elaborar los términos de referencia para los procesos contractuales de seguros, limpieza, vigilancia, arrendamientos, telefonía y bienes muebles;
  • Administrar el programa de seguros de ramos generales;
  • Administrar el servicio de limpieza de las dependencias municipales;
  • Administrar el servicio de seguridad y vigilancia de los frentes de trabajo e inmuebles municipales;
  • Administrar el servicio de control de vectores sanitarios en las dependencias municipales;
  • Administrar el servicio de empastado de los archivos físicos del GAD municipal;
  • Gestionar el abastecimiento integral de los servicios básicos en las instalaciones del GAD municipal;
  • Administrar los bienes inmuebles de propiedad del GAD municipal;
  • Administrar las baterías sanitarias móviles de propiedad del GAD municipal;
  • Administrar los equipos de servicio electromecánicos de las instalaciones del
  • GAD municipal,
  • Elaborar los términos de referencia para los procesos contractuales de mantenimiento de servicios electromecánicos de las instalaciones del GAD municipal;
  • Elaborar borradores de convenio de comodatos, de utilización de bienes públicos y otros referentes a los servicios brindados por la Dirección;
  • Dotar y dar seguimiento a la asignación de pasajes aéreos nacionales e internacionales y viáticos para el personal del GAD municipal;
  • Administrar el centro de copiado del GAD municipal para servicio de todas sus dependencias; y,
  • Brindar servicio de información a la ciudadanía y direccionar su necesidad de acuerdo a sus requerimientos.

Subproceso: Mantenimiento del parque automotor

  • Elaborar y actualizar el diagnóstico físico y mecánico del estado de la flota vehicular liviana y pesada;
  • Elaborar el plan de mantenimiento preventivo de la flota vehicular liviana y pesada;
  • Elaborar términos de referencia para procesos de contratación externa de mantenimiento correctivo de la flota vehicular en los casos que se requiera;
  • Realizar las pruebas técnicas necesarias para verificar que el mantenimiento se haya realizado de manera correcta;
  • Elaborar cronogramas de mantenimiento preventivo del parque automotor de propiedad del GAD municipal;
  • Realizar inspecciones técnica mecánica del estado de la unidad o maquinaria y elaborar informes sobre los trabajos que se requieren ejecutar;
  • Solicitar repuestos de acuerdo a lo determinado en la inspección técnica;
  • Ejecutar trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, lavado y engrasado, de acuerdo a las inspecciones realizadas y al cronograma planificado;
  • Registrar los consumos de insumos y repuestos utilizados en el mantenimiento preventivo y correctivo por cada unidad;
  • Mantener actualizado el expediente de cada unidad del parque automotor;
  • Realizar la inspección técnica y mecánica y elaborar los informes de constatación de los trabajos ejecutados y prueba del correcto funcionamiento de los mismos;
  • Realizar la inducción y evaluación de choferes y operadores, para apoyar en la identificación de idoneidad de los mismos;
  • Apoyar en los procesos de capacitación y formación del equipo técnico;
  • Desarrollar herramientas como parte del mantenimiento preventivo y correctivo;
  • Mantener el registro y control de repuestos usados;
  • Solicitar proformas de repuestos a proveedores;
  • Elaborar requerimientos e informes para pagos a proveedores;
  • Gestionar la matriculación vehicular del equipo caminero y vehículos correspondientes a Obras Públicas; y,
  • Elaborar análisis de mercado sobre proveedores y costos unitarios.

Subproceso: Bodegas

  • Elaborar el Plan Anual de Compras para stock de Bodega;
  • Recibir y examinar los bienes adquiridos por el GAD municipal;
  • Realizar el debido registro de los bienes adquiridos de acuerdo a la normativa relacionada, considerando todas las características de los bienes:
  • Entregar el bien adquirido al custodio, a través de la correspondiente acta de egreso;
  • Realizar las actas de bajas de los bienes del inventario, luego de dar cumplimiento a los procesos legales previos;
  • Registrar los cambios de características de los bienes que son parte del inventario;
  • Realizar la toma física de los inventarios de bienes de consumo interno, y enviar el informe a la Dirección Financiera para su registro;
  • Verificar el estado de los bienes y elaborar listados periódicos para gestionar el proceso de remate de los bienes de consumo interno y de larga duración, obsoletos, desechados e inservibles para la institución;
  • Coordinar con el área financiera la realización de las afecciones contables del registro de los bienes de larga duración y sujetos a control;
  • Realizar los procesos de donación de bienes de acuerdo a las disposiciones legales;
  • Realizar monitoreo permanente de los inventarios, con el fin de dotar de los recursos necesarios a las diferentes áreas de la Institución;
  • Administrar, registrar y reportar los procesos de asignación y traspaso de custodios para los bienes de larga duración y sujetos a control;
  • Mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja;
  • Brindar asesoramiento al personal del GAD municipal sobre la reposición del bien; y,
  • Mantener actualizada una base de datos de los custodios de los activos fijos.

 

Unidades y responsables que integran la Dirección:
UnidadesResponsables

Mantenimiento de Infraestructura Municipal

Sr. Flavio Raúl Loja Maita

Movilización

Sra. Maria Eugenia Vintimilla Zea

Servicios Generales

Mgst. Hugo Javier Ordoñez Valencia

Mantenimiento del parque automotor

Sra. Maria Eugenia Vintimilla Zea

Bodegas

Sr. Eric Meyer