Implementación del Sistema de Gestión Documental Quipux

22-jun-2010
Ventanilla Unica

La Administración Municipal en su afán de mejorar y modernizar la tramitología interna, se encuentra implementando un software especializado de gestión documental denominado Quipux, el mismo que fue puesto a disposición de los organismos seccionales por parte de la Presidencia de la República, luego de ser adaptado a las necesidades de la gestión pública;  y  cuyo objetivo es, el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben desde la institución. Con la implementación del Quipux se obtendrán los siguientes beneficios:

• Implementación de una plataforma y metodología única y estándar para la gestión documental integral del Municipio y sus empresas.
• Agilidad y reducción de tiempos  en la gestión documental.
• Reducción de costos operativos, cero papel, ahorro de espacio físico para el almacenamiento de documentos.
• Seguimiento y control  eficaz de los trámites.
• Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.
• Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico.
• Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil.
• Consulta simultanea de varios lectores.
• Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico.
• Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital.
• Atención  al ciudadano mejorada tanto presencial como virtual a través de la internet.

A la fecha se ha puesto en operación el Quipux en 8 dependencias como son: Alcaldía, Secretaría General,  Dirección de Planificación, Dirección de Avalúos,  Dirección Administrativa, Unidad Ejecutora de Proyectos, Unidad Municipal de Tránsito y Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación, siendo un proceso paulatino en el que se irán incorporando las demás dependencias  Municipales.